ИССЛЕДОВАНИЕ ОСОСБЕННОСТЕЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Бузаев К.А.

Санкт-Петербургский университет технологий

управления и экономики,

Санкт-Петербург, Россия

 

ИССЛЕДОВАНИЕ ОСОСБЕННОСТЕЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Аннотация: в статье рассмотрены характеристики электронного документооборота. Приведены критерии разработки систем электронного документооборота, функции  им выполняемые, недостатки хранения документов и их перемещение в отделах системы электронного документооборота.

Abstract: the article describes the characteristics of electronic document management. The criteria for the development of electronic document management systems, the functions they perform, the shortcomings of storing documents and their movement in the departments of the electronic document management system are given.

Ключевые слова: делопроизводство, автоматизация, электронные документы, информационные системы, системы документооборота,

Keywords: paperwork, automation, electronic documents, information systems, document management systems

Информационная система (ИС) - это система сохранения, набора, поиска, скопления, обработки и передачи данных. ИС предоставляет новые требования к службам, которые ответственны за работу с документами, т.е. создание, обращение, а также хранение документов. Современные информационные технологии позволяют правильно оформить документ и дают возможности по учету, контролю за исполнением, передачи документов по каналам связи, эффективного сохранения и поиска информации, функции, которые раньше выполнялись секретарем-делопроизводителем теперь автоматизированы с помощью системы электронного документооборота, что повышает скорость оперативного управления и принятия решений.

Важнейшую роль для улучшения работы компании составляют системы электронного документооборота (СЭД). Эффективность управления компанией напрямую зависимо от правильности организованного в нем управления документооборотом. В любой компании, в которой производиться непрерывная работа с документами, существенное место занимает вопрос систематизации, обработки и безопасного сохранения большого количества данных. Под электронным документооборотом понимают решение вопросов передвижения документов между подразделениями организации и пользователями. Передвижение документов представляет собой не их физическое перемещение, а передачу прав для их пользования с осведомлением определенных пользователей и контролем за их выполнением. Основной задачей СЭД является организация сохранности электронных документов, а также работа с ними. Системы электронного документооборота могут способствовать безопасности доступа к документам, следить за произведенными в них изменениями и контролировать все их модификации.

Цель исследования:  выявление особенностей и проблем систем электронного документооборота.

Объектом исследования:являются системы электронного документооборота.

Предметомисследования: базы данных систем электронного документооборота.

Основой процессов управления и принятия управленческих решений является организация работы с документами. Процесс принятия управленческого решения содержит получение информации; переработку этой информации; подготовку, анализ и принятие решения. Этот состав процесса принятия управленческого решения тесно связан с документационным обеспечением управления. С увеличением размера компании проблема эффективности документационного обеспечения управления выявляется более актуально.

Системы документооборота, которые внедряются в компании, должны решать поставленные задачи:

-           оптимизировать бизнес-процессы и автоматизировать процесс выполнения и контроля;

-           обеспечивать эффективное управление с помощью автоматического наблюдения за выполнением работы компании;

-           поддерживать систему управления контролем качества, которая должна соответствовать нормам международного права;

-           поддерживать эффективность накопления, управления и возможности доступа к информации и данным;

-           обеспечивать кадровую гибкость с помощью увеличения формализации работы всех сотрудников и возможности сохранения всей предыстории его работы;

-           оптимально сократить бумажный документооборот в компании;

-           сохранять протоколы работ предприятия в целом;

-           экономить ресурсы благодаря уменьшению затрат на управление потоками информации  предприятия;

-           значительно упрощать и удешевлять сохранение бумажных документов посредством имеющегося эффективного электронного документооборота.

Целью документооборота нельзя считать изолированную технологическую цепочку в бизнес-процессе предприятия, поставленная цель достаточно взаимосвязана с оставшимися подцелями, определяемые информационной системой предприятия. Следовательно, система автоматизации документооборота может обеспечить прикладные интерфейсы, которые позволят встроить задачи хранения и передачи документов в прикладные системы, работающие на предприятиях, в которые она внедряется.

Системы электронного документооборота - важнейший компонент автоматизации организации. Системы электронного документооборота имеют важное место в информационной системе компании, это позволяет определить их основные функции:

-           обеспечивать управление и прозрачность работы компании;

-           накапливать знания и управлять данными знаниями.

Значительный рост объемов электронных документов, которые создаются и хранятся в информационных системах организации, проблемы поиска, извлечения и обеспечения необходимой информации являются ключевыми современными проблемами, которые присущи системам электронного документооборота.

На пути внедрения делопроизводства в управленческие органы имеются разнообразные сложности которые можно выделить в следующих проблемах:

-           проблема опережения методического поддержания работы с электронным документооборотом от информационно-технологического;

-           проблема различия типов технического обеспечения, которыми пользуются при работе с электронным документооборотом;

-           проблема различия программного обеспечения, которые применяется для автоматизации электронного делопроизводства в органах управления;

 -          проблема параллельного существования привычного бумажного документооборота и систем электронного документооборота (повторение электронных  документов бумажными);

-           проблема не состыковки систем документационного обеспечения управления и архивного хранения документов.

Для того чтобы организовать работу с электронными документами нужно составить организационные и нормативные меры:

-           разработать единые нормы описания систем электронного документооборота, обеспечить возможность совместимости систем электронного документооборота;

-           определить единые требования для обеспечения органов государственного контроля над техническим, аппаратным, телекоммуникационным уровнем;

-           разработать инструкцию электронного делопроизводства а так же составить правила работы с электронными документами;

-           разработать единую базу терминов, определений а так же основных понятий системы электронного документооборота;

Для того что бы правильно выбрать подходящую систему документооборота нужно определить требуемые возможности систем электронного документооборота.

Возможности систем электронного документооборота представлены в Таблице 1- Работа с документами.

Таблица 1- Работа с документами

 

Продолжение Таблица 1

 

 

Библиографический список

1. Maiorov E.E., Udakhina S.V., Chernyak T.A., Prokopenko V.T., Tsygankova G.A. OPTOELECTRONIC COMPUTER SYSTEM FOR DETECTION OF FOREIGN AGENTS IN SUBSURFACE LAYERS OF SKIN Biomedical Engineering. 2016. Т. 50. № 2. С. 84-87.

 

2. Касьянов Г.Ю. Документооборот. Основные средства / Г.Ю. Карминский – М.: АБАК, 2015 г. -184 с.

3. Именов В.Е. Информационные системы и техноогии в экономике и управлении / В.Е. Именов – М.: ЮРАЙТ, 2016. -163 с.

4. Портал «IXBT». [Электронный ресурс] – ЮРЛ: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml (Дата обращения - 21.04.2019г.)

 

 

 

Buzaev K.A.

St. PetersburgUniversityofManagement

Technologiesand Economics,

Saint-Petersburg, Russia

 

STUDY OF THE PECULIARITIES OF THE ELECTRONIC DOCUMENT CIRCULATION SYSTEM.

 

Abstract: the article describes the characteristics of electronic document management. The criteria for the development of electronic document management systems, the functions they perform, the shortcomings of storing documents and their movement in the departments of the electronic document management system are given.

Keywords: paperwork, automation, electronic documents, information systems, document management systems.