ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Карнилова К.Ю.
Санкт-петербургский университет технологий
управления и экономики
Санкт-Петербург, Россия
ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Аннотация: Информационные потоки являются важным ресурсом любой организации. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решают проблемы традиционного документооборота, а также предоставляют дополнительные преимущества в работе организации. В статье определены достоинства и недостатки применения систем электронного документооборота в организациях.
Ключевые слова: документооборот, бумажные носители, система электронного документооборота (СЭД), бизнес-процесс, структурное подразделение, входящие документы, электронный документ
ADVANTAGES AND DISADVANTAGES OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS IN PRACTICE
Abstract: Information flows are an important resource of any organization. The introduction of electronic document management system (EDMS) solve the problems of traditional document management, as well as provide additional advantages in the work of the organization. The article defines the advantages and disadvantages of using electronic document management systems in organizations.
Keywords: document flow, paper media, electronic document flow system (EDS), business process, structural unit, incoming documents, electronic document keywords: document flow, paper media, electronic document flow system (EDS), business process, structural unit, incoming documents, electronic document
Все больше компаний переходит на электронный документооборот, предполагающий использование разных программ для создания и хранения документов. При этом в организации отсутствует архив, содержащий бумажные копии документов. Существует много преимуществ электронного документооборота, за счет которых предприниматели с удовольствием отказываются от применения бумажной документации. Но для перехода на него требуется установить на рабочих компьютерах специализированное программное обеспечение, а также назначить ответственного сотрудника, который будет заниматься данным документооборотом.
Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.
Электронный документооборот между организациями – это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.
Если у предпринимателя или компании имеется правильно оформленная электронная подпись, которой заверяются документы в электронном виде, то не требуется распечатывать данную документацию на бумаге.
Системы электронного документооборота решают одну из ключевых проблем бизнеса в административной части – они упрощают взаимодействие между сотрудниками [3].
Когда вся корпоративная информация надежно сохранена, распределены уровни доступа разных сотрудников к разным разделам корпоративной информационной системы, обеспечено простое и понятное управление документацией, а также все заинтересованные лица получают в свое распоряжение инструменты электронного документооборота и стандарты его использования – существенно повышается продуктивность любой совместной деятельности сотрудников.
Так называемые EDMS (Electronic Document Management System) – это индивидуально настроенные взаимосвязанные программные комплексы, которые позволяют управлять различными видами документов и информацией.
В любой компании, которая активно ведет бизнес, количество официальной документации растет постоянно и сдерживать ее рост невозможно, в частности и по законодательным причинам. В этом случае требуется создание определенных схем автоматизации документооборота, которые позволят стандартизировать управленческие процессы, регламентируют деятельность сотрудников в этой части работы, освободят персонал от ручного труда и фактически позволят повысить эффективность всей системы в целом. Объектами, на которые ориентированы такие системы, являются не только привычные документы в бумажном или даже электронном виде, но в целом все бизнес-процессы компании, которые каким-либо образом отражаются в системе информационного обмена. Именно поэтому автоматизацией документооборота в целом, и автоматизацией непосредственно систем электронного документооборота в частности, в последнее время заинтересовались ведущие компании, увидев огромные перспективы за счет повышения общей эффективности благодаря внедрению таких изменений. Фактически автоматизированные СЭД-ы становятся универсальной системой управления бизнес информацией в широком смысле, которая дает возможность бизнесу в рамках одной системы получить все необходимые инструменты для работы c момента возникновения информации, до её окончательной ликвидации [4, c.52].
Для защиты и безопасности электронного документа, подтверждения зашифрованной информации, предоставленной на электронные документы с целью подтверждения авторства и ответственности конкретного лица, электронные документы заверяют электронной цифровой подписью (ЭЦП). Именно за счет наличия многочисленных положительных параметров все больше предпринимателей переходят на этот способ ведения документации. Но предварительно следует оценить преимущества и недостатки электронного документооборота. К основным плюсам относится:
- производится оперативный поиск необходимой документации за счет грамотной структурированности и надежности хранения;
- структура документооборота является централизованной;
- все документы могут храниться в электронном виде на разных носителях и даже в удаленных серверах, поэтому даже при возникновении пожара в офисе можно не волноваться, что будет уничтожена какая-либо важная документация;
- все документы легко регистрируются и согласовываются;
- все бумаги подписываются на основании их отправки по электронным каналам связи, что позволяет экономить значительное количество времени и усилий работников любого предприятия;
- при необходимости можно сделать за несколько секунд копию нужного документа;
- значительно упрощается аудит, так как он проводится в электронной форме, а также можно приглашать для этих целей наемных специалистов, которые получают документацию по электронным каналам.
Преимущества систем электронного документооборота являются значимыми и неоспоримыми, но перед переходом на них следует оценить отрицательные моменты каждой системы.
Если говорить о фактической эффективности, которой можно достигнуть благодаря автоматизации электронного документооборота на предприятии, то следует перечислить следующие моменты:
- Полное исключение или максимальное сокращение рутинных операций и ручной работы с информацией. Автоматизированные системы существенно упрощают такие процессы, как первичный ввод или обработка данных, сканирование и контроль данных или документов, процессы импорта или экспорта информации из одних источников в другие.
- Создание в компании единого пространства электронной документации, в котором существует внутренняя иерархия допуска сотрудников к различной информации. Это исключает необходимость создания распределенных хранилищ информации в целях обеспечения ее сохранности или разделения уровней допуска, поскольку одна взаимосвязанная система позволяет решить эту задачу. Например, в распределенных структурах это становится крайне удобным инструментом для высшего менеджмента, которому может понадобиться доступ к какой-то информации низших уровней.
- СЭД позволяет реализовать удобную поисковую систему, которая полностью взаимосвязана со всеми управленческими процессами, протекающими в компании. Таким образом, интегрированная в бизнес система автоматизации документов становится внутренней системой поиска информации, которая может понадобиться для решения бизнес задач или просто осуществления своих прямых функций.
- Уменьшение количества бумажных носителей информации до минимума или их полное исключение из работы сотрудников. Плюсов в этом решении множество – начиная со снижения фактических расходов по статье «административные», до уменьшения риска того, что конфиденциальная информация покинет компанию на бумажном носителе.
- Автоматизированная система документооборота позволяет увеличить скорость взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, а также повысить степень их обоюдной ответственности за действия, совершенные или наоборот не совершенные в рамках кооперации. Это очень важный аспект эффективности СЭД, поскольку, как показывает практика, продуктивность работы подразделений возрастает в разы именно на фоне того, что стороны сотрудничества ограничены рамками системы и ведут совместную работу исключительно по делу. При этом стоит иметь в виду, что в электронной системе «все оставляют следы», поэтому невозможно будет сделать потом вид, что кто-то чего-то не расслышал, или этого не было вовсе.
- Автоматизированные системы документооборота благоприятно влияют на взаимосвязи между менеджментом и подчиненными благодаря тому, что распоряжения становятся четко ориентированными, более понятными и гарантированно донесенными до лиц, которым предназначалась информация. Также можно отметить, что в рамках автоматизированных электронных систем возрастает скорость формирования промежуточных указаний, корректировок, решений и правок, а также контроля исполнения распоряжений всех уровней [2].
- СЭД-ы позволяют внедрить в компании систему не только внутреннего обмена информацией, но и разработать маршруты и способы импорта и экспорта информации с внешними системами. Таким образом, образуется естественный фильтр, который регулирует то, в каком виде информация покидает компанию (а иногда это крайне важно с точки зрения стандарта), а также в каком виде входящая информация дойдет до сотрудников компании внутри системы. Все это позволяет добиться в компании информационной идентичности, которая крайне важна для продуктивной работы предприятия в целом.
Автоматизация СЭД в глобальном смысле является наилучшей основой для формирования стандартов и алгоритмов, по которым в компании протекают на различных уровнях все бизнес процессы. Таким образом, система электронного документооборота прекращает быть просто частью делопроизводства или обмена документами, но становится важной составляющей бизнес системы, которая отвечает, насколько эффективно информация используется сотрудниками компании.
Преимущества внедрения системы электронного документооборота являются неоспоримыми, но этот процесс имеет некоторые минусы. К ним относятся такие моменты:
- обязательно требуется зарегистрировать электронную цифровую подпись, за создание которой уплачивается крупная сумма средств;
- отсутствует возможность воспользоваться электронными документами, если партнеры не перешли на электронный документооборот;
- тратится много средств и времени на установку дополнительного программного обеспечения и найм надежного сотрудника, который занимается ведением всей электронной документации;
- еще не были закреплены какие-либо строго унифицированные форматы такого документооборота;
- многие контрагенты и покупатели с недоверием относятся к использованию электронных документов, подписанных ЭЦП [1, c.34].
Поэтому каждый предприниматель предварительно должен изучить преимущества и недостатки электронного документооборота, чтобы принять верное и актуальное решение.
Преимущества электронного документооборота являются многочисленными и значимыми. Это приводит к тому, что он постоянно развивается и внедряется в работу разных предприятий, являющихся не только коммерческими, но и государственными. К основным предпосылкам его эффективного и постоянного развития относится:
- Предусматривается возможность его применения в налоговом законодательстве. Некоторые виды налоговых деклараций допускается сдавать исключительно в электронном виде. Это относится к отчетам по страховым взносам, перечисленным в ПФ за наемных работников, а также к декларации 3-НДФЛ, передаваемой в ФНС за каждого сотрудника предприятия. Даже отчет СЗВ-М за всех работников фирмы сдается в электронном виде, если в организации трудится больше 25 человек. Поэтому некоторые компании просто вынуждены переходить на электронную документацию, так как им в любом случае приходится оформлять ЭЦП.
- К основным преимуществам электронного документооборота относится возможность его фиксации в бухгалтерском учете. На основании ФЗ №402 первичная учетная документация может формироваться не только в бумажном виде, но и в электронном, если имеется возможность завизировать ее электронной подписью.
- С 2017 года началось эффективное развитие данного документооборота в судопроизводстве. Теперь каждое решение суда должно быть опубликовано в открытых источниках. Дополнительно все фирмы и частные лица имеют возможность подать иск или жалобу в электронном виде, для чего требуется ЭЦП. Поэтому оформляется электронная подпись не только крупными компаниями, но и даже частными лицами.
- Развитие электронных технологий происходит стремительно, поэтому теперь практически каждый человек имеет доступ в интернет, что значительно упрощает процесс общения с другими людьми и представителями государственных органов.
Поэтому можно утверждать, что применение такого документооборота становится все более востребованным.
Электронный документооборот, оказание государственных услуг в электронном виде, развитие порталов - все эти направления являются элементами цифровой экономики, которые повышают качества работы и в России эти технологии вполне соответствуют мировым. С помощью электронной документации значительно упрощается работа компании, а также обеспечивается легкость сотрудничества с другими фирмами и государственными организациями.
Литература
- Бикеева М.В., Кислякова А.С. Роль системы электронного документооборота для современного предприятия // Экономические исследования и разработки, 2017. - №4. – С.32-41
- Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687
- Добжинская М.А. Обзор существующих систем электронного документооборота // Научное сообщество студентов XXI столетия. Технические науки: сб. ст. по мат. XLIII междунар. студ. науч.-практ. конф. № 6(42). URL: https://sibac.info/archive/technic/6(42).pdf (дата обращения: 22.04.2019)
- Шрэйтэр К. О. Электронный документооборот: возможности и преимущества // Молодой ученый. — 2015. — №2. — С. 52-55.
5. Майоров Е.Е., Машек А.Ч., Удахина С.В., Цыганкова Г.А., Черняк Т.А. Разработка современной IT-технологии для решения ключевых задач в организации//Роль интеллектуального капитала в экономиСЭД «Е1 Евфрат» - система электронного документооборота. [Электронный ресурс] http://www.evfrat.ru (дата обращения 19.04.2019).
Karnilova K.Y.
St. Petersburg University of Management
Technologies and Economics,
Saint-Petersburg, Russia