РАЗРАБОТКА И ПРИМЕНЕНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ РАЗЛИЧНЫМИ ПРОЕКТАМИ
Завгородняя В.О.
Санкт-Петербургский университет технологий управления и экономики
Санкт-Петербург, Россия
РАЗРАБОТКА И ПРИМЕНЕНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ РАЗЛИЧНЫМИ ПРОЕКТАМИ
В представленной статье рассмотрены особенности построения и организации современной информационной системы для эффективного управления проектами в организации. Проведен анализ портальной технологии для создания гибкой и многофункциональной системы. Дана оценка существующим методам и представлены преимущества этой информационной системы.
Ключевые слова: интерфейс, корпоративная информационная система, корпоративный портал, система планирования ресурсов организации, сервер.
В настоящее время информационные технологии в организациях получили широкое развитие, начиная с простейших электронных страничек учебных заведений во всемирной сети до многофункциональной современной информационной системы (ИС).
Создание современной эффективной, качественной, полноценной ИС для управления различными проектами в организации является сложным и трудоемким процессом. Особенность организации не позволяет сокращать или ликвидировать большое количество внутренних процессов, а напротив, требует тщательной проработки их взаимодействия. Поэтому базовым элементом управления ИС целесообразно выбрать корпоративный портал (КП), который будет являться неким связующим узлом для всех пользователей организации, а также предоставлять доступ к общей базе данных.
Как поставщик и потребитель услуг организация может совмещать в себе функции бюджетной и коммерческой деятельности, что усложняет использование готовых решений для корпоративной информационной системы (КИС). Однако создание КИС для организации должно основываться на преобладании управленческой составляющей, что напрямую связано с опытом создания и внедрения этих систем на различных предприятиях в России.
Внедрение таких систем накладывает определенные трудности у разработчиков, потому что прямой экономический эффект совсем не очевиден, а при подсчете по стандартным формулам зачастую даже убыточен. При проектировании необходимо учитывать все виды деятельностиорганизации, связанные с финансовыми потоками.
Однако, некоторые блоки стандартных систем планирования ресурсов организации (ERP-система) на базе системного анализа и разработки программ (база-SAP) можно использовать, например, блок аналитической отчетности, блок стратегического планирования, что позволит руководству ОУ владеть своевременной, и точной информацией, проводить мониторинг деятельности, реализовать процесс стратегического планирования [Гуруге,2004, с.386].
Итак, модули информационной системы должны претерпеть следующие изменения: повышение эффективности управления ОУ, снижение затрат на организацию и управление процессами, создание единого информационного пространства.
Необходимо отметить особенность построения КИС в рамках организации. Процесс обучения является творческим, многоплановым. Для то чтобы унифицировать деятельность в рамках стандартизированной КИС необходимо не только охватить обеспечивающие процессы и подроцессы организации, но и создать КП, который обеспечит совместную работу сотрудников организации с общей базой данных (БД), а также взаимодействие и коммуникацию как друг с другом, так и с внешними контрагентами.
К таким взаимодействиям относятся: передача и получение документов бухгалтерского учета; публикация анонсов и новостей на информационном сайте; внутренняя почта, рассылки и обмен сообщениями между сотрудниками и подразделениями; электронное взаимодействие с клиентами, проведение различных on-line конференций, тестирований.
Огромный интерес при построении КИС представляет разработка КП, который должен обеспечить консолидацию всех систем организации и автоматизированный доступ к различным сервисам и данных из этих систем.
КП является некой защищенной, базирующейся в WEB, удобной в использовании фокусной точкой, представляющей доступ внутренним и внешним пользователям к потенциально персонализируемой корпоративной информации, сервисам, приложениям, данным и знаниям [Китова, Абдикеев, 2010, с.46].
Как правило, в состав инфраструктуры информационных технологий организации находится несколько отдельных БД, относящихся к разным подразделениям (БД приемной комиссии, БД отдела кадров, БД бухгалтерии и т. д.). Это обусловлено большим объемом данных в подразделениях. Данные могут находиться на разных серверах ли базироваться на различных системах управления базами данных (СУБД). При построении КП доступ к данным создается посредствам настраиваемого интерфейса, внешне представленного в виде интернет-страницы браузера. Каждому из подразделений или отдельному пользователю организуется отдельный профиль с доступом к необходимой БД в соответствии с политикой безопасности и правами доступа. Итак, портальная технология будет содержать набор программных средств для каждого подразделения, имеющего в этом необходимость. Таким образом, процесс интеграции ИС при создании КИП осуществляется путем сведения воедино данных из различных источников и представлении этих данных в удобном для пользователя интерфейсе [Майоров, Черняк, 2015, с.554].
Создание подобной системы позволит решить несколько задач, которые ставятся пользователями при разработке:
1. для руководителей – портал становится удобным инструментом контроля за основными показателями деятельности (доступ к финансовым отчетным документам, статистическим показателям ит.д.);
2. для сотрудников – с помощью портала сотрудники подразделения получают доступ к необходимым корпоративным данным и приложениям, а также внешней информации (доступ в интернет, внутренняя и внешняя электронная почта, специализированные средства получения/отправки документации в государственные структуры, взаимодействие с контрагентами);
3. для внешних пользователей – портал является информационным ресурсом, на котором можно получить необходимую информацию (скачать бланки и заявления, просмотреть фотографии, совершить виртуальную экскурсию, скачивать учебные материалы, проходить тестирования в режиме реального времени).
Все это позволяет рассматривать КП как ИС управления знаниями, охватывающую большую часть корпоративной информации. Предлагаемый вариант КИС ОУ реализуем, более того, похожие системы широко применяются не только в коммерческих структурах, но и во многих учебных заведениях мира.
Разработанная современная ИС позволяет провести полную автоматизацию образовательного процесса и обеспечивающих подсистем. Также появилась возможность проводить как одновременно, так и последовательно построение КП. Ведь именно гибкость портальной технологии, возможность постепенного масштабирования, является ее основным неоспоримым плюсом. Возможность использования таких информационных систем в ОУ приводит к структурированию информации, ее потоков, построение матрицы доступа, консолидации всех разрозненных программных средств и материалов в одном узле. Все перечисленные действия приведут к многочисленным косвенным положительным изменениям, которые определят эффективность функционирования всей организации. Основное, что хочется отметить, это значительное увеличение эффективности рабочего процесса за счет снижения трудоемкости и устранения барьеров в работе между различными подразделениями.
Библиографический список
Монография:
Гуруге А. Корпоративные порталы на основе XML и Web-служб // Кудиц-образ. – М., 2004. 304 с.
Китова О.В., Абдикеев Н.М. Корпоративные информационные системы управления // ИНФРА-М – М., 2010. 46 с.
Статья в сборнике:
Майоров Е.Е., Машек А.Ч., Цыганкова Г.А., Черняк Т.А. Возможность использования информационной системы в образовательных учреждениях // Роль интеллектуального капитала в экономической, социальной и правовой культуре XXI века: сборник научных трудов участников Международной научно-практической конференции. – СПб.: Изд-во СПбУУиЭ, 2015. – 554с.
Майоров Е.Е., Машек А.Ч., Удахина С.В., Цыганкова Г.А., Черняк Т.А.Разработка современной IT-технологии для решения ключевых задач в организации // Роль интеллектуального капитала в экономической, социальной и правовой культуре XXI века: сборник научных трудов участников Международной научно-практической конференции. – СПб.: Изд-во СПбУУиЭ, 2015. – 554с.
Zavgorodnyy V.O.
THE DEVELOPMENT AND APPLICATION OF MODERN INFORMATION TECHNOLOGIES FOR EFFECTIVE MANAGEMENT OF VARIOUS PROJECTS
In presented article features of construction and organization of the information system in the organization are considered. The analysis of portal technology to create a flexible and multifunctional systems are performed. The assessment is given to existing methods and advantage of this information system.
Keywords: interface, server, system enterprise resource planning, the corporate information system, an enterprise portal.