Как сформировать грузопоток в дистрибьюторской компании?
Существует проблема учета параметров грузопотока - веса и объема товара. Причины возникновения такой ситуации :
- планируемая установка новых складских стеллажей, требовавшая знания показателей грузонапряженности склада;
- система мотивации сотрудников склада, для реализации которой были необходимы измерения параметров складских процессов, в том числе веса и объема (а не только объема) продаваемого товара;
- планируемое внедрение новых программных продуктов распределения маршрутов по весу и объему товара, таких как <Деловая карта>;
- нерегулируемость веса и объема входящего и исходящего грузопотоков с точки зрения транспортировки товара и соответственно нерегулируемость затрат.
Таким образом, логистическая проблема заключалась в отсутствии учета и контроля входящих и выходящих потоков товара по весу и объему. Была поставлена цель определить и систематизировать все влияющие на издержки факторы и минимизировать расходы на пребывание продукта за счет оптимизации товарных потоков на основе логистического плана отгрузок. В результате был намечен план:
1) измерить вес и объем товара и внести полученные данные в электронную базу данных (ЭБД);
2) создать складскую отчетность по названным параметрам;
3) посчитать затраты на содержание склада и автопарка через определение грузонапряженности, грузооборота, ритмичности поставок, необходимого объема страхового запаса склада.
РАЗРАБОТКА МЕТОДИКИ ИЗМЕРЕНИЙ
Для сотрудников склада разработали инструкцию. В ней была изложена следующая методика:
- коробку взвешивают;
- затем измеряют ее длину, ширину, высоту;
- полученный вес и объем коробки делят на количество товара, находящегося внутри нее.
В первый день измерений все именно так и происходило. Однако процесс шел медленно: за день были определены параметры всего лишь 60 позиций (два листа из 200). Кроме того, были обнаружены товары, поступающие на склад россыпью, в том числе косметика (основной товар компании). Чтобы измерить одну позицию такой продукции, нужно изъять ее из места хранения, аккуратно уложить в среднегабаритную коробку, взвесить, измерить и положить обратно. Поскольку рассматриваемая компания являлась дистрибьютором, а не производителем, такой товар составлял треть от общего числа наименований (12 тыс. позиций).
Укладывать мелкоштучный товар по коробам, было нереально. Поэтому решили изменить методику. Теперь характеристики товара определяли в выставочном зале, где каждую позицию товара измеряли, после чего полученные сведения сначала заносили в бланк измерений, а потом в ЭБД. После завершения работ нужно было вычислить коэффициент пустот и заполненностей в стандартной коробке. Формула грузопотока получалась следующая: вес (объем) 1 штуки x коэффициент x количество штук = вес (объем) ввозимого/вывозимого груза.
Были определены правила внесения характеристик товара в ЭБД. В последней могли быть отражены сведения о неизмеренном товаре. Для этого было необходимо, чтобы отдел закупок получал накладную раньше товара (на тот момент находящегося в пути) и передавал ее в виде документа на склад. В 2004 году только 60% поставщиков могли предоставить такую возможность. В мае 2005 года после постоянных переговоров с поставщиками и упорной работы этот показатель достиг 90%. В апреле 2005 года в ЭБД был создан документ Лист приёмки (внутренний документ склада), привязанный к Поступлению ТМЦ илиПеремещению ТМЦ. С его введением появилась возможность заранее информировать сотрудников склада о поступавшем товаре, что позволяло адресовать товар и готовить под него место. Позиции (новинки и проч.), напротив которых вес и объем не высвечивались, подлежали измерению. Таким образом, с помощью приемочного листа задача проведения измерения на постоянной основе была решена. А до тех пор неизмеренный товар периодически определяли по ЭБД и взвешивали. Методика исчисления коэффициента пустот тары представлена в таблице.
РАБОТА С ЭБД И ПРОВЕРКА РАСЧЕТОВ
В ЭБД была создана страница Ведомость по грузопотоку, где отражались вес и объем входящего и исходящего потоков и остатка товара на складе по весу и объему. Предварительная информация по весу и объему отгружаемых у поставщиков товаров, отраженная в отчете закупщиков, передавалась в отдел транспортной экспедиции с целью определения вида автотранспорта для ввоза и вывоза товара.
Параллельно с работой в ЭБД проверялась правильность данных о грузопотоке. Были разработаны бланки входящего и выходящего грузопотоков. С целью выявления существенных расхождений в весе и объеме исследовались доставка (исходящий грузопоток) и контейнерные отгрузки клиентов-оптовиков, а также приемка (входящий грузопоток). Если товар был упакован в стандартную тару и коэффициент пустот не был превышен, существенные расхождения отсутствовали.
Таблица. Вычисление коэффициента пустот тары
| № |
Задача |
Выполнение |
|
|
1 |
Проанализировать ассортимент по преобладанию в динамике продаж и соответственно в товарном запасе: круглый (шампуни, аэрозоли и проч.) или квадратный (порошки) товар |
Документ - ведомость по ассортиментным группам. Результат анализа: преобладает круглый товар, но по партиям его меньше, с квадратным - все наоборот |
|
|
2 |
Оптимально заполнить коробки. Как круглый, так и квадратный товар занимает в коробке одинаковую площадь, но при заполнении круглым в коробке образуется больше пустот. Для заполнения коробки нашим товаром подходит формула: К = єR2/Д2, где єR2 - площадь круга, Д - диаметр круга. Круглые изделия занимают место в коробке, которое можно расчертить на квадраты (см. рис. на стр. 34). При этом диаметр (Д) изделия равен 6 см, радиус (R) изделия равен 3 см |
Наиболее подходящий товар для нашей стандартной тары* - стиральный порошок по 450 г типа <Пемос> и шампуни и моющие средства по 500 мл типа <Капля> (Самара). Эти товары входят в коробку по 20 шт., но при укладке <Капли> товар <болтается> из-за пустот. Формула исчисления коэффициента: К = (єД2/4)/ Д2, где Д - диаметр изделия; Д2 - площадь квадрата; єД2/4 - площадь круга. Таким образом, коэффициент заполнения товаром = є/4 = 0,785; а коэффициент пустот = 1 - 0,785 = 0,215. |
|
|
3 |
Проверить коэффициент на примере <Капли>: SКоробки = єR = 3,14 x 3 = = 28,26; VТолько Товара = 28,26 x 20h, где h - высота изделия = 565,2 x 20 = 11 304; VКоробки С Товаром = 30 x 24 x 20 = 14 400 см3; VПустоты В Коробке = 14 400 - 11 304 = 3096 см3 |
Измерение проводится поштучно, то есть всегда получается вес и объем чистого товара. Вес и объем товара в коробках вычисляется по формуле: V + V x 0,215 = V x (1 + 0,215) |
|
|
4 |
Проверить коэффициент с помощью пропорции: K = 1/0,785 ) VЧистого Товара = 1,273885 (VТолько Товара + VПустоты), где 0,215 - коэффициент пустот в коробке; 0,785 - коэффициент только товара; VКоробки С Товаром = 1 = x; х = VТолько Товара/0,785
|
||
|
|
* Все замеры порошков и моющих средств производились в стандартной таре 380 x 304 x 285 см. |
||
Впервые, полагаясь на данные о грузопотоке, заказали два пятитонных контейнера. В соответствии со сведениями в базе данных их общий объем составлял 14,09 м3, а общий вес 6,41 т. Товар вошел в контейнеры, но между коробками были пустоты, также было немало и сборных коробок. Фактический объем контейнера оказался 19,4 м3, фактический вес 7 т. Таким образом, разница в весе составила: 7 т - 6,41 т = 0,59 т (590 кг/7 т), что равно 8,4% расхождений при допустимых 20%. Но в данном случае более важен был объем, ведь и товар был объемный - салфетки, прокладки и т. п. Разница в объеме составила: 19,4 м3 - 14,09 м3 = 5,31 м3, что равно 27,3% расхождений от 20 м3. Следует заметить, что на автомобилях объемом 6 и 8 м3 (такой транспорт использовался для доставки товара), особенно когда товар упакован в стандартные коробки, расхождения не заметны.
Для упаковки товара не всегда используется стандартная тара, для этих целей также применяются коробки из-под телевизоров, сигарет, мониторов и т. д. Если в такую коробку положить одну расческу, то расхождения в объеме составят до 1-2 м3 на 6 м3 - почти 1/3. Поэтому неудивительно, что в нашем случае пустоты заняли 1/4 (5,31 м3 на 20 м3).
Если бы мы продолжили упаковывать и укладывать товар таким образом, то измеряемые вес и объем смело можно было увеличивать в 3-4 раза, а соответственно умножились бы и наши затраты. Коэффициент в нашей базе составлял 1,27. Значит, на большие объемы не хватало части коэффициента: 4 - 1,27 = 2,73. Когда на складе товар упаковывается в коробки из-под телевизоров, можно было добавлять разницу в коэффициенте 3 - 1,27 = 1,73.
Таким образом, девять автомобилей общим объемом 70 м3 (условно считалось, что все они делают по одному рейсу) при плохой упаковке (неплотной, средне-плотной) в самом худшем варианте при перевозке имели около 23 м3 (70/3) пустот, то есть объем одного трехтонника или трех автомобилей фирмы Соболь. При плотной упаковке в стандартной таре вместо девяти для доставки можно было использовать шесть машин.
В отличие от объема вес товара определить на глаз нельзя. В результате взвешивания машин на автомобильных весах оказалось, что в неизмеренных позициях (200 шт., числящихся в остатках) был тяжелый товар типа баркет, наборов и прилавков, значительно влияющий на вес. Также выяснилось, что при занесении сведений о весе и объеме в приемочный лист происходил сбой и габаритные характеристики уже измеренного товара не выводились. Для устранения недочетов было решено:
1) вводить данные о габаритах товара там, где это возможно, по аналогии;
2) измерить оставшиеся после этого позиции;
3) запретить проводить документ Поступление ТМЦ в ЭБД без введения сведений о весе и объеме товара;
4) установить причины сбоя при занесении данных в приемочный лист и устранить сбой; для предотвращения возникновения подобных ситуаций заносить сведения о весе и объеме в печатную форму закупщиков Анализ рентабельности;
5) установить срок выполнения вышеуказанного две недели.
В процессе анализа сложившейся ситуации было установлено, что в приемочном листе не выводятся позиции, которые ранее могли числиться в остатках и не были измерены при поступлении. ЭБД считала, что их нет в накопительном регистре и списывала ровно столько, сколько числилось при поступлении. То есть вес и объем числившейся в остатках позиции не печатался в приемочном листе. Для устранения проблемы изменили политику списания и поступления и стали заводить сведения об измеренных позициях по факту. Но для этого требовался четко отлаженный механизм постоянного внесения характеристик товара. Отсутствие сведений о весе и объеме в некоторых накладных в этой ситуации давали расхождения до 700 кг на автомобиль типа ГАЗель.
Следующей проблемой, подлежащей устранению, стало наличие тяжелого и объемного товара типа баркет и дисплеев в неизмеренных позициях товара. В связи с тем что поставщики упаковывали подобную продукцию вместе со стойками, полками и рекламным картоном, а клиенту они доставлялись в разобранном нераспечатанном виде, методику измерения характеристик данного вида товара пришлось изменить. Объем одной штуки измерялся по габаритам коробки и делился на количество штук в баркете, прилавке или дисплее. Вес одной штуки указывался в миллилитрах, соответственно эту единицу измерения необходимо было перевести в граммы (эмпирическим путем в зависимости от консистенции продукта) и умножить на количество штук в баркете, прилавке или дисплее. Первое взвешивание показало, что расхождения в весе (вес автомобиля с товаром больше, чем на самом деле) по вышеприведенным причинам на одну автомашину типа <ГАЗель> составляли 12,2-147,02 кг. Вес тары, в которую был упакован товар, также отличался.
ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОТЫ ТРАНСПОРТНОГО ПАРКА
Отдел транспортной экспедиции неоднократно жаловался, что для ежедневной 100-процентной доставки товара клиентам не хватает автомобилей. Сведения об этом были проверены с помощью изложенной выше методики оценки грузопотоков.
На доставке по городским маршрутам работало девять автомобилей общей грузоподъемностью 13 т и вместимостью 70 м3. Условно было принято, что автомобили делали по одному рейсу в день. Выяснилось, что постоянно оставался товар (самый тяжелый и объемный) для доставки по маршруту Т4, несмотря на то что по этому маршруту продукция вывозилась в два рейса. Расчеты показали, что дело было не в нехватке автомобилей, а в наличии пустот при их загрузке. Нужно было менять технологии упаковки товара и его погрузки в автомобили.
В связи с этим было решено:
1) загружать одновременно два-три автомобиля, чтобы избегать выезда на маршрут ближе к обеденному времени. Для этого товар расставлять на территории доставки по маршрутам, чтобы после заезда и загрузки № 1 освобождалось место для заезда и загрузки № 2;
2) отслеживать новую технологию сборки и расстановки маршрутов;
3) иметь экспедиторов меньше, чем автомобилей. Выделить так называемые <коробочные> маршруты, то есть те, по которым товары должны доставляться клиентам без внутритарного пересчета, по количеству мест, без экспедиторов;
4) контролировать технологию проверки, набора и упаковки заказов. Как было сказано выше, при плотной правильной упаковке на доставке могло быть использовано шесть автомашин вместо девяти; 5) ввести консолидированную заявку.
Это позволило сократить количество автомобилей минимум на четыре, а время сдачи товара - вдвое.